Таможенные аспекты логистики
ТАМОЖЕННЫЕ АСПЕКТЫ ЛОГИСТИКИ
СТРУКТУРА ТАМОЖЕННОГО ОТДЕЛА:
ФУНКЦИИ И ИНФОРМАЦИОННЫЕ ПОТОКИ
Взаимодействие подразделения логистики с другими подразделениями компании с точки зрения планирования показано на рис. 1.
Рис. 1
Оптимальный логистический план — это оптимальная «разбивка» во времени и в пространстве плана закупок сырья (товаров, материалов) таким образом, чтобы обеспечить запланированные продажи при минимальных затратах.
В ведении логистического отдела находятся все процессы, происходящие с товаром, и охватывающие эти процессы временные интервалы, например:
- время с момента размещения заказа до момента готовности товара (сырья) к отгрузке;
- время оформления отгрузочных документов;
- время таможенного оформления;
- время в пути;
- время оформления документов при приходе товара на склад и т. д.
В отделе логистики должны выполняться соответствующие функции для реализации всех выше названных процессов. И если по поводу некоторых функций все еще нет ясного определения, какая структурная единица должна их выполнять, то относительно функций, связанных с таможенными операциями, таких разногласий не существует.
Поэтому начнем рассмотрение направлений работы отдела логистики с функций, связанных с таможенными операциями.
Любые таможенные операции с товаром — это часть всей логистики компании. Таким образом, таможенное подразделение — это составляющая отдела (управления или департамента) логистики (рис. 2).
Рис. 2
Риски в логистике определяются как внешние факторы, влияющие на надежность системы. Сюда входят риски по надежности управления, по надежности оперативного календарного планирования входящих и исходящих потоков, риски по оценке страховых (или нормативных) запасов.
Например, основными и доминирующими факторами риска ДЛЯ НАШЕЙ ЛОГИСТИКИ, является политика государственных органов в области таможенного регулирования, поскольку это ведомство является монополией. Стоит заметить, что таможня выполняет не только свои собственные функции, но также функции банковского регулирования, частично налоговые функции, функции пограничной службы, функции правоохранительных органов. Непосредственное влияние на товарные потоки имеет планирование. Процесс перемещения грузов через таможенную границу также трудно качественно и надежно прогнозировать. В данном случае единственной возможностью минимизировать эти риски является максимально возможное сокращение «точек соприкосновения» с этой структурой (таможней), например, путем создания собственного транзитного консолидационного склада (подробнее дальше). Несмотря на то, что в мире сейчас существует тенденция реструктуризации компании, с целью избавиться от непрофильного бизнеса, у нас такая политика не представляется целесообразной, и может привести к увеличению издержек.
Решение задачи минимизации внешних логистических рисков можно показать на следующем примере (задача решалась в российском представительстве одной из крупных иностранных компаний).
Решение задачи оптимизации логических процессов при импортных операциях
Условие задачи:
Компания имеет около 40 поставщиков в различных странах мира. Продукция насчитывает около 3000 наименований. Приблизительно 70% поставок приходило в составе сборных грузов из-за их небольшого объема. Частота прихода товара была значительной: от 15 до 30 поставок в неделю.
Что было (до изменения сути логистических процессов)
• Каждый поставщик использовал свою транспортную компанию, и в соответствии с таможенными правилами грузы выгружались на таможенные терминалы тех транспортных компаний, которые их перевозили. Их география по Москве и области была очень обширна.
• Время в пути и маршрут невозможно было прогнозировать, так как условия поставки были "CIP Москва", и контракты с транспортными компаниями заключались поставщиками. Фактически же, поставщики переставали интересоваться товаром сразу после его отгрузки.
• Даже те грузы, которые не подлежали обязательной выгрузке на СВХ (склад временного хранения), помещались туда, и зачастую Компания получала извещение о прибытии груза с большим опозданием, что вело к расходам по оплате хранения и к штрафам из-за превышения сроков хранения на СВХ.
• Существовали большие расходы по перевозке с СВХ, расположенных в различных концах города и области, до основного склада.
• Из-за прибытия грузов на различные таможни большие суммы приходилось «на всякий случай» заранее переводить на различные таможенные счета.
• Если приходил новый товар, необходимо было срочно делать сертификаты, иногда требовалось специальное разрешение или из таможенных органов, или из соответствующих Министерств (например, Министерства здравоохранения), что также увеличивало время таможенной очистки груза и расходы по хранению.
• Срочные поставки, осуществляемые DHL, UPS воздушным сообщением и т.п., прибывали за 2-3 дня, но их таможенная очистка требовала большого количества времени. Статистика показала, что среднее время доставки и таможенной очистки срочных грузов с помощью любой экспресс — почты составляли 21 день.
Решение:
Данная ситуация была тщательно проанализирована и для решения имеющихся проблем было принято решение организовать в Хельсинки транзитный консолидационный склад для всех грузов, предназначенных для компании, включая срочные поставки (DHL, UPS, авиа и прочие).
Выбор месторасположения консолидационного склада происходил из четырех стран: Германия, Финляндия, Англия и Польша. Финляндия, а также Хельсинки не случайно попали в список претендентов. Были учтены следующие факторы:
• Между Финляндией и Россией только одна граница.
• Хельсинки - не только морской порт, но и аэропорт (этот фактор был очень важен потому, что срочные поставки также должны были быть перенаправлены из России на консолидационный склад). Транзитное время между любой страной Европейского Сообщества и Финляндией, в том числе, для экспресс-служб действительно составляет 1-3 дня.
• Транзитное среднее время (для грузовика) между Москвой и Хельсинки составляет 1,5-2 дня.
• Все поставщики компании были оповещены, что адрес доставки товаров - Хельсинки.
• Было решено, что часть поставщиков поменяет условия поставки с CIP Москва на СIР Хельсинки. Всем остальным поставщикам было предложено перейти на условия «FCA» и использовать транспортную компанию, выбранную получателем в России.
В настоящее время
1. Все товары приходят в Хельсинки, включая срочные поставки. Доставка грузов от поставщиков на консолидационный склад осуществляется любым видом транспорта (в зависимости от срочности). Каждый поставщик оповещен, что отправка грузовика из Хельсинки происходит в понедельник и пятницу.
2. В Москву все грузы для компании приходят ТОЛЬКО автогрузовым транспортом.
3. Регулярность поставок - один/два полных грузовика в неделю. Грузовик перевозит от 5 до 20 поставок от разных поставщиков, но получатель один. Условия поставки FCA Хельсинки. Все грузы с этим грузовиком приходят на один единственный таможенный терминал.
4. Деньги для оплаты таможенных пошлин и сборов переводятся заранее на таможенный счет только одной таможни по мере необходимости.
Результат
- Среднее время товаров в транзите (включая таможенную очистку грузов) сейчас составляет 8 дней по сравнению с 20-30 днями до организации консолидационного склада. При этом самые большие потери времени происходят не при транспортировке и таможенной очистке, а во время ожидания товаром дня погрузки в Финляндии.
- Время таможенной очистки грузов - 1 день. В случае необходимости получения различных сертификатов и разрешений компания может это сделать пока товар находится в Хельсинки. Компания получает по компьютерной связи транспортные инвойсы, CMR и TIR-карнет, что позволяет заранее рассчитать необходимые данные для заполнения ГТД.
- Расходы на транспортировку товара в Москву сократились приблизительно в два раза, так как груз идет из Хельсинки до Москвы не по тарифу сборного груза, а по тарифу полного грузовика. У компании есть возможность проведения переговоров непосредственно с транспортной компанией для регулирования цен, поскольку контракт с транспортной компанией заключен самой компанией-получателем, а не поставщиком.
- Появилась возможность вычесть транспортную составляющую после пересечения границы с РФ из обложения таможенной пошлиной, а до границы - с транспортной составляющей не надо платить НДС.
- Время хранения на СВХ сведено к минимуму, соответственно, и расходы за СВХ.
- Расходы по перевозке растаможенного товара с СВХ на основной склад в Москве также сведены к минимуму.
- Таможенную очистку всех товаров (примерно 15 грузовиков в неделю, 45-50 деклараций в неделю) осуществляют 2 человека.
Данный пример очень конкретно показывает возможность сокращения зон логистических рисков, в частности, точек пересечения с таможней.
Каждая лишняя точка пересечения снижает надежность системы.
Сокращение точек риска повышает надежность системы, а именно:
- повышается точность планирования;
- сокращаются страховые запасы;
- сокращаются сроки перевозки товаров и т.п.
Схематично суть изменения логистических процессов показана на рис. 3 и 4
.
Рис.. 3
Рис. 4.
То есть вместо, «2х n» точек риска, мы в новой системе получили только «2».
Годовой экономический эффект составил около $1 млн в месяц.
Как видно из приведенного примера оптимальная работа только таможенного отдела может значительно сократить издержки. В данном случае издержки операционного бюджета были сокращены на 80% в течение двух месяцев после внедрения новой системы.
Необходимость наличия таможенной службы в компании обусловлена следующими факторами:
• В любом случае (пользуется ли компания услугами третьих лиц или нет) необходимо в самой компании вести статистику по всем таможенным операциям, а именно:
- планируемые и фактические сроки прихода товара. Таким образом оценивается влияние пограничной таможни на эти сроки. На основе имеющейся статистики можно рассчитать вероятностные оценки для последующего планирования времени товара в транзите (до момента прихода его на таможню);
- планируемые и фактические сроки выпуска товара в свободное обращение (либо помещения его под другой таможенный режим). Таким образом оценивается влияние таможни на местах. На основе данной статистики можно рассчитать вероятностные оценки для последующего планирования времени товара до момента выхода его в свободное обращение (или смены таможенного режима).
• В любом случае все товары должны быть обеспечены всеми необходимыми документами для таможенного оформления (разносить эти функции по различным отделам нецелесообразно, так как этим должен заниматься только профессионал, то есть такая система только увеличит количество персонала: в каждом отделе должен будет находиться сотрудник, занимающийся документами для таможни).
• Компании в любом случае необходимо планировать расходы по всем таможенным платежам.
• Компании в любом случае необходимо централизовано вести статистику по фактическим таможенным платежам, штрафам (для анализа отклонения плана от факта, выявления причин, и дальнейшего их устранения).
• В любом случае компании необходимо отслеживать все контракты с целью обеспечения правильного описания таможенных аспектов, и отслеживать ПС для предупреждения штрафов за не поступление (не перечисление) валютной выручки.
Необходимость собственной таможенной службы на крупном предприятии - очевидна.
1. Организационно-функциональная структура таможенной службы компании (примеры)
Основные задачи таможенного отдела:
- минимизация расходов на проведение таможенной очистки;
-минимизация времени на таможенную очистку.
Основные функции таможенного отдела:
- защита экономических интересов компании, содействие развитию внешнеэкономических связей предприятий и организаций компании в регионах;
- участие в совершенствовании экономической политики компании по таможенным вопросам;
- обеспечение соблюдения таможенного законодательства РФ, принятие мер по защите прав и интересов компании при осуществлении таможенного оформления и проведении таможенными органами таможенного контроля;
- организация и осуществление взаимодействия с другими подразделениями компании с целью урегулирования действий по таможенным вопросам и максимального снижения рисков при осуществлении импортно-экспортных операций;
- организация и методологическое руководство по проведению таможенного оформления товаров, перемещаемых через таможенную границу РФ;
- организация и осуществление взаимодействия с другими подразделениями компании, контролирующими и правоохранительными органами РФ, перевозчиками, лицами, перемещающими товары, декларантами, включая декларантов на договорной основе (таможенными брокерами), иными лицами, обладающими полномочиями в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу РФ;
- организация и получение необходимых документов для стабильной деятельности по таможенному оформлению;
- управление финансовыми потоками в части таможенных платежей;
- организация и осуществление взаимодействия с другими подразделениями компании по экономическим вопросам, связанным с импортно-экспортными операциями.
Таможенный блок управляющей компании координирует работу таможенных блоков структурных подразделений с точки зрения выполнения стратегических и тактических целей, задач. Также он должен контролировать работу таможенных блоков региональных подразделений с местными таможенными органами. В связи с тем, что таможенные органы разделены на Управления по регионам страны, таможенный блок управляющей компании должен проводить работу (безусловно, совместно с таможенным блоком подразделения) в определенном региональном таможенном Управлении.
Обязанности указанных специалистов в соответствии с функциями можно определить следующим образом (см. также схему на рис. 5)
Рис. 5
СПЕЦИАЛИСТ ПО РАБОТЕ С ТАМОЖЕННЫМИ ОРГАНАМИ
(стратегия, общая политика, внешние связи)
Должностные обязанности
ЗАДАЧИ:
а) Защита экономических интересов компании, содействие развитию внешнеэкономических связей предприятий и организаций компании в регионах.
b) Участие в совершенствовании экономической политики компании по таможенным вопросам.
c) Обеспечение соблюдения таможенного законодательства, принятие мер по защите прав и интересов компании при осуществлении таможенного оформления и проведении таможенными органами таможенного контроля.
d) Организация и осуществление взаимодействия с другими подразделениями компании с целью урегулирования действий по таможенным вопросам и максимального снижения рисков при осуществлении импортно-экспортных операций.
ФУНКЦИИ:
a) Проводит аналитическую работу, обобщает материалы и готовит предложения по совершенствованию таможенного оформления компании с учетом законодательства по таможенному делу и нормативных актов.
b) Проводит подготовку, проверку и согласование проектов документов компании, затрагивающих компетенцию отдела.
c) Определяет схемы таможенного оформления, исходя из необходимости выполнения задач, стоящих перед компанией, и одновременно снижающих расходы по выполнению этих задач. Реализует эти схемы через таможенные отделы в регионах.
d) Определяет условия помещения товаров под различные таможенные режимы, виды и состав документов, необходимых для проведения таможенного оформления и прохождения таможенного контроля в соответствии с основной задачей — минимизация расходов по импортно-экспортным операциям.
e) Контролирует:
• соблюдение установленных мер экономической политики п иных ограничений на ввоз и вывоз (нетарифные меры регулирования);
• классификацию товаров в соответствии с TH ВЭД и определение страны происхождения:
• правильность таможенной оценки товаров для таможенных целей;
• предоставление тарифных преференций, тарифных и налоговых льгот;
• правильность оформления импортных/экспортных контрактов с точки зрения таможенных вопросов.
f) Оказывает содействие другим подразделениям компании при осуществлении ими своей деятельности, связанной с таможенным делом и валютным контролем.
g) Ставит задачи по формированию таможенной статистики таким образом, чтобы на ее основе существовала возможность принятия управленческих решений.
h) На основе полученной статистики принимает меры по профилактике и снижению таможенных правонарушений, реализации законных прав компании.
i) Формирует перечень вопросов по таможенному регулированию, знание которых необходимо в работе других подразделений компании, исходя их экономических интересов компании.
j) Оценивает экономическую эффективность открытия новых складов или закрытия старых.
СПЕЦИАЛИСТ ПО РАБОТЕ С ТАМОЖЕННЫМИ ОРГАНАМИ ТАМОЖЕННОГО ОТДЕЛА
(тактика, практические вопросы)
Должностные обязанности
ЗАДАЧИ:
a) Организация и методологическое руководство по проведению таможенного оформления товаров, перемещаемых через таможенную границу.
b) Организация и осуществление взаимодействия с другими подразделениями компании, контролирующими и правоохранительными органами, перевозчиками, лицами, перемещающими товары, декларантами, включая декларантов на договорной основе (таможенными брокерами), иными лицами, обладающими полномочиями в отношении товаров, перемещаемых через таможенную границу.
с) Организация и получение необходимых документов для стабильной деятельности по таможенному оформлению.
ФУНКЦИИ:
a) Участвует в аналитической работе по совершенствованию таможенного оформления компании с учетом законодательства по таможенному делу и нормативных актов.
b) Проводит подготовку, проверку и согласование проектов документов компании, затрагивающих компетенцию отдела.
c) Реализует выбранные, исходя из интересов компании, схемы таможенного оформления через таможенные отделы в регионах.
d) Реализует выбранные условия помещения товаров под различные таможенные режимы, готовит документы, необходимые для проведения таможенного оформления и прохождения таможенного контроля.
e) Проводит контроль за проведением основных операций по таможенному оформлению и выпуском товаров в соответствии с условиями заявляемых таможенных режимов.
f) Контролирует помещение товаров и транспортных средств на СВХ, таможенные склады, свободные таможенные склады, а также соблюдение установленного порядка хранения, оплаты и выдачи товаров с указанных складов. Оказывает помощь региональным структурным подразделениям компании в получении различных лицензий, разрешений, классификационных решений по кодам TH ВЭД, решению споров, разногласий и вопросов.
g) Организует работу с таможенными брокерами (если они есть)
h) Контролирует с точки зрения практического применения:
• классификацию товаров в соответствии с TH ВЭД и определение страны происхождения;
• правильность таможенной оценки товаров для таможенных целей;
• предоставление тарифных преференций, тарифных и налоговых льгот;
• правильность оформления импортных/экспортных контрактов с точки зрения таможенных вопросов и предотвращения заведения дел о НТП (нарушение таможенных правил).
i) Участвует в формировании таможенной статистики, осуществляя прием данных (в электронном виде и на бумаге), ведя учет товаров, перемещаемых через таможенную границу, а также документов и сведений, используемых в таможенных целях.
j) Принимает участие в рассмотрении дел о нарушении таможенных правил и производит другие действия, направленные на защиту интересов компании.
k) Контролирует сроки существующих лицензий (разрешений) на СВХ и таможенные склады.
СПЕЦИАЛИСТ ПО ФИНАНСОВЫМ ВОПРОСАМ ТАМОЖЕННОГО ОТДЕЛА
Должностные обязанности
ЗАДАЧИ:
a) Обеспечение соблюдения экономических интересов компании по таможенным вопросам.
b) Управление финансовыми потоками отдела логистики в части таможенных платежей.
c) Организация и осуществление взаимодействия с другими подразделениями компании по экономическим вопросам, связанным с импортными/экспортными операциями.
ФУНКЦИИ:
a) Ведет полную статистику таможенных платежей, проводит аналитическую работу, обобщает материалы и готовит предложения по совершенствованию учета и контроля таможенных платежей компании.
b) На основе полученной статистики выявляет причины отклонений от плана, и предлагает методы их устранения.
c) На основе полученной статистики определяет исходные причины, приведшие к увеличению таможенных платежей, и классифицирует их.
d) Ежедневно контролирует состояние дел в региональных подразделениях компании (если таковые существуют), и, в координации с другими сотрудниками отдела, принимает меры по устранению факторов, которые могут повлиять на увеличение таможенных платежей.
e) Еженедельно осуществляет сопоставление данных по учету и потоку денежных средств в компании и ее региональных подразделениях.
f) Совместно с другими сотрудниками отдела следит за помещением товара под тот или иной таможенный режим, и определяет экономические последствия таких действий.
g) Совместно с отделом IT разрабатывает и совершенствует систему передачи информации о потоках денежных средств.
h) Участвует во взаимодействии с Финансовым департаментом по вопросам валютного контроля с целью предупреждения заведения дел по НТП, получает информацию о проблемах с поступлением валютной выручки.
2. Существующие схемы взаимодействия логистического подразделения с другими подразделениями компании, органами госрегулирования, организация документооборота.
Поскольку таможенный блок должен входить в логистическое подразделение
компании, то сначала определяется взаимодействие внутри самого логистического блока, а затем определяются внешние связи всего логистического подразделения с другими подразделениями компании (рис. 6).
Рис. 6.
Информация 1 - информация о входящих потоках: контракты, количество товара, наименование, условия поставки и т.д. После анализа поступившей информации таможенное подразделение извещает подразделение логистики, занимающееся входящими потоками, о необходимости определенных документов на товар (например, сертификат страны происхождения или контракт на транспортировку, при условиях поставки СIP, чтобы в дальнейшем иметь возможность вычесть транспортную составляющую из налогообложения).
Информация 2 - информация о статусе входящих потоков (время отгрузки, предположительное время прихода, место прихода товара и т.п.); информация и предоставление копий товаросопроводительных транспортных документов еще на стадии отгрузки для проверки таможенных аспектов (соответствие всех документов).
После их анализа таможенное подразделение должно либо подтвердить, что все в порядке, либо исправить ошибки.
Информация 3 - информация о планах отгрузок, наименования товара, количество и т.п. После анализа полученной информации таможенное подразделение готовит необходимые документы и сообщает о готовности производить таможенные операции с отгружаемым товаром.
Информация 4 - Таможенное подразделение сообщает о статусе приходящего товара, и о готовности отгружать готовую продукцию со склада готовой продукции.
Информация 5 - Таможенное подразделение сообщает о качестве товара и соответствии спецификаций (по документам и физическим), поскольку таможенное подразделение первым узнает о несоответствии (если оно имеется). Также эта информация передается в управление входящими потоками для корректировки планирования входящих потоков. (Можно оставить это взаимодействие и для складской логистики, но это несколько снизит оперативность поступления информации).
Информация 6 - на основе планов входящих и исходящих потоков, таможенное подразделение информирует (на основе кодов TH ВЭД и соответствующим им пошлин и налогов) финансовую логистику о планируемых платежах на таможню. Также должна оперативно предоставляться информация о моменте пересечения границы для последующего возврата (зачета НДС), а в случае переработки на таможенной территории - и для подтверждения факта вывоза товара за пределы таможенной территории для возврата залоговых платежей.
В настоящее время практически все компании, связанные в своей работе с внешнеэкономическими операциями, имеют свои собственные таможенные подразделения. Т. к. таможенное оформление, осуществляемое собственными сотрудниками более эффективно и экономично. Даже компании, имеющие небольшое количество наименований, и поэтому пользующиеся услугами таможенных брокеров, имеют в штате структуру, которая контролирует работу брокеров.
Рис. 7