Стадии хаоса на предприятии
В античной и средневековой натурфилософии существовало такое понятие, как «четыре первоначальных вещества». Или, если говорить проще, 4 стихии – земля, вода, воздух и огонь. Древние не ошибались: просто это не «первоначальные» вещества, а «состояния» вещества – твердое тело, жидкость, газ, плазма (например, огонь и молния – это частный случай плазмы). Данные состояния называются агрегатными и отражают состояние вещества как системы молекул.
К чему вся эта научно-философская риторика? Через нее проще понять, что происходит на предприятии – и как можно вылезти из состояния «вечного пожара» к стабильности.
Вся суть в том, что если мы говорим об управлении предприятием через выстроенную систему управления информационными потоками и затратами, то у данной информационной системы тоже можно выделить агрегатные состояния. Эти состояния интересно рассмотреть по отдельности и провести аналогию между агрегатными состояниями вещества и агрегатными состояниями информационной системы.
В некотором смысле их можно назвать «стадиями хаоса» на предприятии. Мы пойдем от самой стабильной фазы (там, где мера хаоса = 0) до самой неуправляемой (хаос в его первозданном виде).
СТАДИЯ 1. Твердое тело / Единая связная система управления предприятием.
В твердом теле молекулы в целом неподвижны (строго говоря, сохраняют свое среднее положение в структуре неизменным, совершая лишь сверхмалые колебания вокруг него) и расположены близко друг к другу, есть стабильная форма и постоянный объем. Структура связей между молекулами очень жесткая.
Аналогично на предприятии. Информация собирается в полном объеме и анализируется в автоматизированном режиме. Большинство информации собирается с минимальным участием людей. Информация имеет структуру: четко описаны операции, произведена сборка операций в процессы, функции соотнесены с процессами, есть номенклатура товаров с описанными свойствами, введены классификаторы функций, четко описан коммуникационный регламент. Информационные потоки работают без перебоев и с минимальным искажением информации. Уровень автоматизации очень высокий - как следствие, возможно управление затратами в оперативном режиме. Это и есть стабильное состояние системы, причем непрерывно стабильное, на длительном промежутке времени (месяцы и годы) - все затраты описаны, все затраты максимально управляемы.
СТАДИЯ 2. Жидкость / Частичная управляемость.
В жидкости молекулы подвижны и пока еще расположены близко друг к другу (строго говоря, молекулы жидкости не имеют определённого положения, но им недоступна полная свобода перемещений – т.е. структура связей есть, но она ослаблена), есть постоянный объем, но не форма.
Аналогично на предприятии. Информация собирается далеко не всегда в полном объеме. Сбор информации в целом зависит от людей. Структура есть, она подробно прописана (вплоть до основных функций и процессов), но для полного управления затратами ее уровень недостаточен - информационные потоки работают с искажениями. Крайне желательно иметь кадры, которую могут анализировать и сравнивать поступающую информацию. На этом уровне система управления представлена в ее нестабильном виде, промежуток стабильности может быть очень мал - большинство затрат описано, но учет затрат ведется с искажениями, а управляемость оставляет желать лучшего.
СТАДИЯ 3. Газ / Структурный дисбаланс.
В газе молекулы подвижны и расположены относительно далеко друг от друга, нет ни объема, ни формы, структуры связей почти нет (это означает, что молекулы газа двигаются почти свободно: единственное взаимодействие, которое есть между ними – это периодические столкновения).
Аналогично на предприятии. Информация не всегда приходит в полном и нужном виде, собирается она максимум в Аппарате Управления (или вообще только у заместителей). Структуры информационных потоков нет или почти нет. Создается ощущение, что часть информации целенаправленно скрывается от управляющего звена. Обычно в такой ситуации топ-менеджер пытается понять, откуда взялись «вот эти» цифры в отчете. Тем не менее, у информации все еще есть стандартизированное представление (т.е. есть минимальный формат документации) и в целом можно понять ее цикл искажения, но детальный анализ ничего не даст. Здесь система находится в «умирающем» (или наоборот, «зарождающемся» - если мы говорим о выходе из полного хаоса) состоянии – да, она в каком-то виде есть, большинство затрат описано, но учет затрат ведется с серьезными искажениями, затратами крайне сложно управлять. Управление затратами носит силовой характер – здесь рождаются тираны и диктаторы. Но другие тут и не справятся.
СТАДИЯ 4. Плазма / Хаос.
В плазме (настоящей плазме!) молекулы встречаются в целом виде редко – в основном они распадаются на ядра и электроны. Т.е. распадается не только структура взаимосвязей, но и структура самих элементов. Плазма вообще может состоять из совершенно различных заряженных частиц. Ни о какой форме или объеме речь вообще не идет.
Казалось бы, а здесь-то какая аналогия с предприятием может быть? … Здесь она самая прямая (к сожалению). Если информация приходит – это уже хорошо. Хорошо, что она есть.
В информационной структуре пока нет смысла, потому что нет всей описанной информации, которая должна собираться. Возможно, есть зачатки стандартизированного представления информации, но в целом документы и документооборот нуждаются в ревизии. Сборщиком информации является либо генеральный директор, либо его заместители. Обычно сбор информации происходит в виде команды «Сделай отчет!» - о качестве сбора говорить нет смысла. Системы тут нет, «слов таких тут не водится», здесь отсутствует само понятие «затраты» - т.е. затраты не определены в нужном виде, поскольку подавляющая часть информации неизмерима… Многие будут удивлены, узнав, что большинство предприятий спокойно существует и на этом уровне (после кризиса, правда, для 40% предприятий применим глагол «существовали»). Управление затратами здесь превращается в тушение повсеместных пожаров - это приводит к тому, что директор превращается в «Центр решения проблем» сотрудников и вместе с этим получает иллюзию «царской власти» - он может кому угодно и что угодно приказать, но он ничем не управляет. Царем управляет его свита.
А у Вас в каком агрегатном состоянии находится предприятие?
Семинары на данную тему:
"Технология Постановки, декомпозиции, реализации и контроля задач"