Склад - одна из важнейших составляющих бизнеса
К складу и складской деятельности на предприятиях все еще относятся по «остаточному принципу».
«Ну, перепутали, когда принимали. Ну, приняли не то, что заказывали. Ну, найти быстро не могут то, что срочно требуется». И вроде бы, все это не так важно. Во всяком случае, кажется, что не так важно, как, например, продажи, или управление финансами. Считается, что склад - это нечто второстепенное.
А потом «прогулка» по складу приводит к удивительным открытиям: как в пещере Алладина открываются огромные запасы, но не драгоценных камней и золота, а горы уже никому ненужных товаров. Их надо списывать, утилизировать, куда-то вывозить… Они сами по себе стоят денег, да еще и дальнейшая их «обработка» тоже обходится недешево. Мало того, что в компании необходимо иметь страховые запасы (нормативные запасы или неснижаемые остатки), так еще на складе появляются «завалы» неизвестных, незаказанных товаров. И то, и другое - деньги. Но только это деньги, изъятые из оборота, и хранящиеся на складе в виде товаров.
Однажды к нам обратился хозяин одной компании. Сформулировал проблему следующим образом: «У меня все хорошо, все работают отлично, только вот на складе полный беспорядок. Никто ничего найти не может, когда что-то ищут, все вверх дном, и все вперемежку. Как бы навести там порядок?». Первые вопросы наши были такие: «А сколько у вас номенклатурных позиций в обороте? И каким образом они описаны?». Заказчик дал такой ответ: «А зачем вам наша номенклатура? Мы же просим разобраться с беспорядком на складе». Но как можно разобраться с работой склада без понимания, как ведется учет на складе.
Безусловно, чтобы склад работал хорошо, одно из необходимых условий - это качественное оборудование склада, различные новейшие технологии, да и само помещение тоже играет не последнюю роль. Эти условия необходимые, но недостаточные, чтобы склад работал хорошо. Простота складских процессов - очень условна.
Склад - это начало учета.
Субъект деятельности склада - это то, что в нем хранится и обрабатывается, то есть номенклатура. От того как описана номенклатура, и, как организованы процессы приемки, хранения, комплектации и отгрузки, зависит весь последующий учет. Зависит понимание того, что там хранится, и где хранится.
Еще одна компания обратилась с просьбой рассчитать оптимальные размеры и оборудование склада с учетом роста оборотов. Для расчета объема склада, помимо большого количества других данных, нам понадобились габариты упаковки номенклатурных позиций и условия хранения: температура, влажность, поглощаемость запахов, и так далее. Выяснилось, что этих данных нет в описании номенклатурных позиций. Нам сказали: «Ну что же, мы постараемся найти их, и внести их для вас». Но эта информация была необходима не столько для нас, сколько для них самих для их дальнейшей успешной работы.
Если не принимать во внимание номенклатуру, то невозможно провести инвентаризацию. Невозможно учитывать реальную стоимость запасов на складе. А запасы являются самым «оттягивающим» звеном в цепи затрат. Конечно, запасы - это не только то, что лежит на складе, но, тем не менее, запасы на складе - это важнейшая часть всех запасов, которые необходимо учитывать. Кроме всего прочего, меняются единицы измерения. И именно поэтому при описании номенклатуры, которая закупается, и выдается со склада, должны быть описаны все «переходы» единиц измерения. Например, такая простая продукция, как майонез для кафе, продается в литрах, принимается в килограммах, хранится в ведрах, а в производство выдается в порциях. То есть 4 раза меняются единицы измерения. И учет надо вести, принимая во внимание все эти единицы.
В каждом Паспорте номенклатурной позиции (карточке) необходимо в учете сохранять
- наименование поставщика
- наименование для документов
- наименование собственное, которое присвоено номенклатуре в компании.
Даже, если все эти наименования совпадают.
То есть для корректного учета, кроме всех характеристик номенклатуры» в паспорте должны присутствовать таблица «Названия номенклатуры» и «Единицы измерения номенклатуры». А для соблюдения условий хранения - эти условия также должны быть описаны в Паспорте.
Склад - это производство.
Например, для дистрибьюторских компаний - это производство услуги. Для компаний, которые продают складские услуги - это тоже как раз и есть самое настоящее производство. Складские процессы - это такие же процессы, как и те, которые обычно считаются производственными. Например, фрезеровка, или циклевка, или плавка, распил, плазменная резка и т.п. - это производственные процессы. Но на складе также происходят процессы, которые имеют, как и производственные процессы, длительность и стоимость. Практически единственное различие между производством, где стоят станки и складом - это то, что при производстве складских процессов, не меняются физические свойства ТМЦ.
И, когда речь идет о производстве, то все более-менее понятно. Если, например, на входе в производственный процесс присутствует металл с артикулом 09Г2С, а на выходе труба для дымохода с артикулом 8732 78, то понятно, что это два разных «предмета». При производстве складских процессов, не так очевидно, что «вход» и «выход» - это совсем не одно и то же. И очень много компаний, не задумываясь над тем, что именно они производят, «выбрасывают» складские процессы из рассмотрения. А производство услуги - это такое же производство, зачастую не менее сложное. Предположим, что на складе приняты яблоки с артикулом 125/88. Часть яблок упакована в коробки. Часть, прежде, чем упаковать в коробки, упаковали в пластиковые пакты по три штуки. На одной части тех, что в пластиковых пакетах сделали маркировку. А часть так и оставили россыпью. Если обозначить
процесс упаковки в коробки размером 120*200*400 - «01»;
процесс упаковки в пластиковые пакеты - «02»;
процесс маркировки - «03»,
То на выходе получаем следующую продукцию:
- 125/88- 00-00-00;
- 125/88-01-00-00;
- 125/88-01-02-00;
- 125/88-01-02-03;
- 125/88-00-02-03 и так далее.
То есть на складе также меняется артикул товара. То есть складская обработка - это производство «нового» товара. Если оценить длительность и стоимость всех указанных в примере процессов, то очевидно, что у «новых» товаров после складской обработки меняется себестоимость. Если, например, операция №1 стоит 10 рублей, операция №2 стоит -15 рублей, операция № 3 - стоит 20 рублей, а сам товар 100 рублей за кг., то на выходе новый артикул (под первым номером) будет стоить 100+10+15+20=145 рублей. И такой расчет верен, если ни одна операция не повторяется в процессе переупаковки и маркировки.
Очень многие компании, при ведении учета, пренебрегают этой частью себестоимости. Но то, что ее не учитывают, это не значит, что ее нет.
Для склада, также как и для производства, должны быть разработаны технологические карты и маршрутные карты. На складе есть «переделы», так же, как и на производстве.
Основное назначение склада – не хранение товара. Основное назначение склада – обработка продукции для обеспечения своевременной отгрузки в необходимых объемах, как для внешних клиентов, так и для собственных нужд, например, для отгрузки на производство.
На складе должна оцениваться производительность труда рабочих и служащих (например, операторов). Если рассмотреть склад при собственном производстве, то оценка работы укладчика продукции в коробки происходит, например, таким образом:
Принимаем, что Единицей работы укладчика является полная обработка одной коробки, тогда
единица работы состоит из следующих операций:
1) взять заготовку потребительской коробки и привести ее в рабочее состояние;
2) взять единицу продукции из пластикового контейнера, находящегося на транспортере в зоне рабочего места данного укладчика;
3) положить единицу продукции в потребительскую коробку в соответствии со схемой укладки для данного вида продукции;
4) при нормативном наполнении коробки в соответствии со схемой укладки для данного вида продукции положить/наклеить в нее свою идентификационную этикетку.
5) переместить коробку на рабочем столе из рабочей части в накопительную (та часть рабочего стола, где собираются заполненные коробки)
6) переход к 1) пункту, если у упаковщика остались пустые коробки (измерение задания на количество выполняемой работы может быть в количестве пустых коробок, которые он получает перед началом работы).
Работа всех сотрудников склада должна быть нормирована, так же как и работа рабочих на производстве.
Если на складе определена производительность труда сотрудников склада, то и количество сотрудников можно рассчитать максимально точно.
Для того, чтобы показать насколько важно нормировать работу сотрудников склада, можно привести пример.
На одном предприятии на складе работало 300 человек. Правда, в три смены они работали, но в любом случае, число сотрудников впечатляло. После того, как на складе изменили планировку размещения стеллажей, подсобных участков, разработали маршруты движения (как бы ни казалось это смешным, но для склада в 6000 м2 это вполне актуально -да и для склада меньших размеров - маршруты движения не лишне будет разработать), производительность труда увеличилась. Затем было сделано следующее: при новой планировке были нормированы все процессы на складе, уже с учетом новых маршрутов. Часть процессов можно было исключить: например, непроизводительные перебежки между зонами склада уже стали не нужны, так как некоторые зоны были просто объединены. То есть производительность еще увеличилась на несколько процентов. Затем к новым процессам (функциям) были разработаны критерии мотивации - критерии качества выполнения функций. И были внедрены документы для фиксирования начала и окончания процесса. И результат был такой: от 300 сотрудников осталось 60 - на все три смены. Абсолютный порядок, автоматизированный контроль и учет работы. И, конечно, повышение зарплаты оставшихся работников, не говоря уже о бонусах, которые выплачивались раз в полгода, и были очень значимыми.
С одной стороны, со склада начинается учет. Но, с другой стороны, склад аккумулирует на себя все проблемы, которые есть на предприятии. Например, ко-то в каком-то подразделении, неправильно описал номенклатуру, кто-то, неправильно разработал план производства, кто-то неправильно разработал план продаж, кто-то заказал не то, что требовалось, кто-то плохо договорился с поставщиком, и поставщик пишет в документах совсем не то, что отгружает… и так далее. Первым на пути этих проблем стоит склад, и его «плохая» работа обусловлена не беспорядком на самом складе (хотя и это имеет место), а беспорядком в компании. Склад показывает, обнажает все огрехи, все проблемы, которые присутствуют в компании.
Семинары на данную тему:
Управление складом - одна из важнейших составляющих бизнеса
Управление запасами - вершина управления затратами