Хаос или упорядоченная сложность- выбор за Вами
Экономия от правильного применения инструментов по управлению информацией действительно может быть внушительной – неудивительно, что многие директора, решавшие свои тактические задачи по оптимизации затрат через управление информацией – т.е. построения различных информационных систем (включая класс ERP), осознавали, что нужно переходить к системной фазе:
Управление затратами и информационными потоками должно быть: (1) системным, (2) тотальным и (3) оперативным.
И это была абсолютно правильная мысль… Которая в подавляющем большинстве случаев так и оставалась мечтой.
Проблема в том, что большинство директоров в процессе размышлений натыкались на одну мысль, которая становилась их палачом: «Тотальная систематизация затрат – это сложно, а раз сложно – будет хаос». Далее почти все директора в зависимости от своего решения делились на 2 группы:
- Я уничтожу хаос через упрощение – система должна быть простой в управлении.
- Точность и оперативность учета для меня важнее – хаос я уничтожу в процессе построения системы.
И те, и другие, как правило, терпели поражение – упрощение убивает вместе с хаосом большинство значимой информации, превращаясь в примитивность, а точность и оперативность учета без правильной и поэтапной систематизации «кормит» все более и более разрастающийся хаос (Ваши мечты о том, что Вы когда-нибудь перестанете быть рабом этого бизнеса, будут поглощены этим хаосом в первую очередь).
Минутка научно-технической романтики: вообще говоря, информационная система по сложности должна быть сравнима с другими системами, выполняющими функции учета реальных показателей какой-либо среды. Например, система учета под названием «самолет». Для более полного понимания: восприятие и переработка информации о состоянии летательного аппарата и его систем является основным содержанием деятельности лётчика - темп поступления информации в кабине характеризуется как «высокий», что обусловлено динамикой полёта; при этом на лётчика действуют ряд факторов, существенно мешающих восприятию — перепады давления, шумы и вибрации, перегрузки, изменения освещённости и температуры в кабине. При полёте вне видимости земли (ночью или в облаках) лётчик обращается к показаниям приборов от 50 до 150 раз в минуту, задерживая взгляд на каждом на время 0,3-0,9 сек. И этих датчиков, поверьте, совсем не мало. Вот для этого эта система и нужна – а не только для того, «чтобы оно взлетело».
Никто никогда и не думает, и не говорит о том, что «лишь бы оно взлетело» - всех интересует стабильность работы системы в разных ситуациях, включая критические. Но когда речь заходит об управлении предприятием, многие почему-то соглашаются на 1 кривой руль («зато просто»), пару сопутствующих кнопок («вкл / выкл») и еще команда заместителей в придачу, у которых всегда наготове «золотой парашют», чтобы вовремя покинуть горящий самолет («я к этому не причастен»). Cо временем начинают возникать всякие нехорошие мысли - «что-то не так со складом» - но, когда преподносится решение, сопоставимое с приборной доской не самого сложного летательного аппарата, глаза округляются как пятирублевые монеты: «Вот это? Серьезно? И я еще должен нажимать на эти кнопки?» Встречный вопрос: а кто командир этого судна? Или Вы считаете, что пусть на кнопки нажимает кто-то другой? Тогда не надо лезть в управление – просто доверьтесь попутному ветру (авось, повезет…).
Для примера: кукурузник АН-2 / АН-2Р (модификация версии АН-2):
И его совсем не сложная (по меркам авиатехники) центральная часть приборной доски (т.е. это не вся часть - еще по бокам датчики, и еще часть внизу):
И вот где-то тут напрашивается замечание: предприятия тоже в основном отличаются приборными досками (хотя у кого-то она залеплена скотчем, а поверх наклеен листок: «Зал бесконечных совещаний - направо»). Просто у летчика вероятность дезинформации от приборов меньше, чем у управленца (в среднем). Не хотите дезинформации? Тогда еще раз посмотрите на приборную доску кукурузника – далеко не самого сложного летательного аппарата по меркам современного авиастроения (и посчитайте количество управляемых параметров). И да, маленький нюанс: на приборной доске все приборы связаны в единую систему. Есть даже правило: приборы, измеряющие связанные параметры, должны находиться рядом (для удобства летчика, кстати). В управлении предприятием – то же самое.
Иными словами, дезинформация (т.е. хаос в его первозданном виде) является вездесущей спутницей информации. И если на каждом этапе систематизации мы не ставим фильтров по отделению дезинформации от информации, мы все время будет скатываться в один из двух вышеописанных вариантов – либо хаос, либо примитивность.
Типичный пример такого фильтра по отделению дезинформации от информации – это организационная структура с классификатором функций, который позволяет добиться однозначности определения обязанностей и распределения ответственности сотрудников по каждой функции – это и есть распределение информационных потоков. В частности, классификатор не позволит задублировать функции – это значит, что у каждой задачи (информации) будет однозначно определен исполнитель и, как следствие, однозначно определены плановые затраты. В данном ключе однозначность = управляемость.
Как же все-таки уйти и от хаоса, и от примитивности? По сути, решение – это состояние упорядоченной сложности в рамках всего предприятия. Состояние упорядоченной сложности означает, что на предприятии существует система тотального контроля затрат (в этом выражается сложность), которая позволяет ими оперативно управлять (в этом и выражается упорядоченность). Примитивность, отрицающая сложность – это отсутствие тотального контроля (Вы ничего не знаете). Ну а Хаос, отрицающий порядок – это отсутствие управляемости (Вы никак не можете повлиять на ситуацию).
Часто понятия «хаос» и «сложность» становятся идентичными в голове у людей. Ниже – пример того, что это совершенно разные понятия:
Поэтому основная задача – пройдя «меж двух огней» (хаос и примитивность), достичь состояния упорядоченной сложности.
Семинары на данную тему:
"Технология Постановки, декомпозиции, реализации и контроля задач"